Informationen zur Datenverarbeitung

Datenschutzerklärung

Stand: 20. Oktober 2026 · KOBIS-Website, Kundenportal und Seminarbuchung

1. Verantwortlicher

kobis – Kommunales Bildungsservice e.U.
Inhaber: Dorijan Jungic
Arzbergstraße 7c, 6410 Telfs, Österreich
E-Mail für Datenschutzanliegen: info@kobis.at
Telefon: +43 5262 21864

2. Website und Hosting

Wir betreiben diese Website, um über unsere Leistungen zu informieren und Seminaranmeldungen entgegenzunehmen. Unser Hostingdienstleister ist World4You Internet Services GmbH, Wolfgang-Pauli-Straße 2, BT3, 4020 Linz, Österreich. Beim Abruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Betriebssysteminformationen und Übertragungsstatus. Je nach Browser kann auch die zuvor besuchte Seite übermittelt werden. Aufrufadressen können Suchbegriffe oder Bestandteile persönlicher Buchungslinks enthalten.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.

Die KOBIS-Oberfläche lädt Bilder, Schriften und Gestaltungselemente lokal vom Webserver. Sie enthält keine Analysewerkzeuge, Werbetracker, eingebetteten Karten oder Social-Media-Plugins. Das Buchungsmodul erstellt keine Werbeprofile.

3. Cookies und Zugang

Für eine Seminaranmeldung ist kein persönliches WordPress-Kundenkonto erforderlich. Die Verwaltung Ihrer Gruppenbuchung erfolgt über einen vertraulichen persönlichen Link. Das Buchungsformular verwendet keine Analyse- oder Marketing-Cookies und keinen dauerhaften Browser-Speicher für Teilnehmerdaten.

Für berechtigte Personen verwendet die WordPress-Verwaltung technisch notwendige Anmelde-Cookies. Diese dienen der Anmeldung und Absicherung administrativer Funktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Je nach Anmeldeoption bestehen sie bis zum Sitzungsende oder bis zum Ablauf der vorgesehenen Anmeldedauer. Durch Abmelden und Löschen der Website-Cookies lässt sich die lokale Anmeldung beenden.

4. Seminarbuchung und Warteliste

Bei einer Anmeldung zur Online-Einschulung für Zivildienstleistende verarbeiten wir:

• Einrichtung, Rechnungsempfänger beziehungsweise Rechtsträger und Rechnungsanschrift;
• Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse der Kontaktperson sowie eine freiwillig angegebene Telefonnummer;
• Vorname, Nachname und Geburtsdatum der Teilnehmenden sowie deren freiwillig angegebene E-Mail-Adresse;
• Termin, Personenzahl, Preisangaben, Buchungs- und Wartelistenstatus;
• Zeitpunkte der Anmeldung und Änderungen, persönliche Zugangsschlüssel sowie Angaben zur gewünschten Wiederverwendung von Einrichtungsdaten.

Wir benötigen diese Angaben zur Organisation und eindeutigen Zuordnung der Anmeldung, zur Teilnehmerverwaltung, zur geschäftlichen Kommunikation und zur Vorbereitung der Abrechnung. Das Geburtsdatum dient der eindeutigen Unterscheidung von Teilnehmenden. Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für die Online-Anmeldung erforderlich; ohne sie kann das Formular nicht abgeschlossen werden. Eine Telefonnummer und Teilnehmer-E-Mail-Adressen sind optional.

Soweit Sie selbst Vertragspartner sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anmeldungen durch Einrichtungen verarbeiten wir die Daten ihrer Kontaktpersonen und Teilnehmenden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Unser Interesse ist die ordnungsgemäße Organisation und Abwicklung der gebuchten Schulung. Gesetzlich erforderliche Geschäfts- und Rechnungsunterlagen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Anmeldung durch Ihre Einrichtung

Wenn Ihre Einrichtung Sie anmeldet, erhalten wir die Teilnehmerdaten von der anmeldenden Kontaktperson. Diese wird im Formular aufgefordert, die Berechtigung zur Anmeldung zu bestätigen und Ihnen diese Datenschutzhinweise weiterzugeben. Sie können sich auch unmittelbar an KOBIS wenden, um Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten zu erhalten.

Direkte Zugangsmail an Teilnehmende

Die Einrichtung kann beim Buchen ausdrücklich beauftragen, dass KOBIS die Schulungszugangsdaten automatisch direkt an die angegebenen Teilnehmer-E-Mail-Adressen sendet. Ohne diesen Auftrag erfolgt kein automatischer Direktversand. Der Versand erfolgt erst bei bestätigter Teilnahme und hinterlegtem Online-Schulungslink. Personen auf der Warteliste erhalten noch keine Zugangsdaten. Jede angeschriebene Person erhält nur ihren eigenen Namen, Einrichtung, Termin und Schulungszugang; keine Geburtsdaten, Rechnungsdaten, fremden Teilnehmerdaten oder Verwaltungslinks der Gruppenbuchung. Bei einer Stornierung wird die beauftragte Teilnehmeradresse ebenfalls informiert. Für Personen ohne angegebene E-Mail-Adresse gibt die Einrichtung die Informationen selbst weiter.

Der Auftrag dient der organisatorischen Abwicklung der gebuchten Schulung auf den oben genannten Rechtsgrundlagen. Die Kontaktperson bestätigt, dass sie die Teilnehmeradressen für diesen Zweck weitergeben darf, und informiert die Teilnehmenden über die Verarbeitung.

Warteliste und Platzangebote

Bei öffentlichen Zivildienst-Einschulungen stehen pro Termin höchstens acht Plätze zur Verfügung. Die maximale Teilnehmendenzahl kundenspezifischer Datenschutzschulungen wird für jeden Termin gesondert festgelegt. Gruppen werden gemeinsam behandelt. Wartelisteneinträge werden nach Eingang gereiht; Gruppen werden weder geteilt noch übersprungen. Sobald genügend Plätze verfügbar sind, erhält die Kontaktperson ein zeitlich befristetes Angebot. Wird dieses nicht rechtzeitig angenommen, kann das Angebot auslaufen. Dabei werden Personenzahl, Buchungsstatus und Zeitpunkte verarbeitet, jedoch keine Persönlichkeitsprofile oder individuellen Bewertungen erstellt. Bei Fragen zur Platzvergabe können Sie KOBIS kontaktieren.

Persönlicher Buchungslink

Über den persönlichen Link können Sie Ihre Gruppenbuchung einsehen, stornieren oder ein Platzangebot annehmen. Wer den Link besitzt, kann auf diese Funktionen zugreifen. Behandeln Sie ihn daher vertraulich und geben Sie ihn nur an berechtigte Personen weiter. Beim Buchungsdatensatz wird eine Prüfsumme des Zugangsschlüssels gespeichert; der vollständige Link ist zusätzlich in der zugehörigen Buchungsnachricht enthalten.

Freiwillige Wiederverwendung von Einrichtungsdaten

Nur wenn Sie die entsprechende Option auswählen, können Einrichtungs-, Rechnungs- und Kontaktdaten über Ihren persönlichen Link für eine weitere Anmeldung vorbefüllt werden. Teilnehmerdaten werden nicht übernommen. Soweit personenbezogene Angaben betroffen sind, ist die Grundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit unter info@kobis.at für die Zukunft widerrufen. Die notwendige Aufbewahrung bereits abgegebener Buchungen bleibt davon unberührt.

Anmeldung und Gruppenverwaltung bei Kundenschulungen

Für vereinbarte Datenschutzschulungen gibt es einen Anmeldelink und einen gemeinsamen vierstelligen Zahlencode je Schulung. Ein Termin kann mit Titel, Datum und Format in der öffentlichen Terminübersicht erscheinen; Kundenname, genaue interne Ortsangabe, Teilnehmerdaten und Zugangsdaten werden dort nicht angezeigt. Die Einrichtung gibt den Anmeldelink und Code an ihre berechtigten Mitarbeitenden weiter. Nach Eingabe des Codes melden Sie sich mit Vor- und Nachnamen an. Ihre E-Mail-Adresse ist freiwillig; bei Angabe erhalten Sie eine Anmeldebestätigung und gegebenenfalls eine Stornierungsnachricht. Ohne E-Mail-Adresse ist die Anmeldung ebenso möglich. Wir speichern Namen, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Schulungszuordnung, Anmelde- und Änderungszeitpunkte sowie den Anmeldestatus. Geburtsdatum und eigene Rechnungsanschrift werden hierfür nicht erhoben.

Die zuständige Kontaktperson Ihrer Einrichtung erhält einen separaten vertraulichen Gruppenlink. Damit kann sie die Anmeldungen ihrer Schulung mit Namen, optionalen E-Mail-Adressen und Status einsehen sowie Personen manuell anmelden oder stornieren. Sobald KOBIS die Schulung einem Kundenkonto zuordnet, ist die Anmeldung mit einem dafür berechtigten persönlichen Kundenkonto erforderlich; ein bisheriger geheimer Gruppenlink allein gewährt dann keinen Zugriff mehr. Andere Teilnehmende sehen diese Liste nicht. Wer den Gruppenlink besitzt, kann die gesamte Schulungsgruppe verwalten; er darf nur an zuständige Personen weitergegeben werden. KOBIS kann den Link erneuern und damit den bisherigen Zugriff sperren. Bei einer manuellen Anmeldung erhält KOBIS die Daten von Ihrer Einrichtung. Diese bestätigt ihre Berechtigung zur Weitergabe und informiert Sie über diese Datenschutzhinweise.

Bei der Einrichtung der Schulung kann KOBIS eine Kundeninformation an die hinterlegte Kunden-E-Mail-Adresse auslösen. Sie enthält Termin, Anmeldelink, Anmeldecode und den vertraulichen Gruppenlink. Über neue Anmeldungen und einzelne Stornierungen werden KOBIS unter info@kobis.at und die zuständige Kundenadresse informiert; dafür werden Name, Einrichtung und Termin verwendet. Eine freiwillige Teilnehmeradresse wird nicht an andere Teilnehmende offengelegt. Nachrichteninhalte und Versandstatus werden zur Nachvollziehbarkeit gespeichert.

Die Verarbeitung dient der Organisation, Kapazitätsplanung und Dokumentation der von Ihrer Einrichtung beauftragten Schulung. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung und Teilnehmerverwaltung. Ohne Vor- und Nachnamen ist eine persönliche Online-Anmeldung nicht möglich. Für berechtigte KOBIS-Verwaltungspersonen ist die Teilnehmerliste zusätzlich exportierbar. Es werden keine individuellen Bewertungen oder Lernprofile erstellt.

Der gemeinsame Schulungscode wird als Passwort-Prüfsumme und für die Anzeige im berechtigten Kundenkonto zusätzlich authentifiziert verschlüsselt gespeichert. Persönliche Kontopasswörter bleiben ausschließlich als nicht rücklesbarer Prüfwert gespeichert; für den Gruppenlink wird beim Schulungsdatensatz nur eine kryptografische Prüfsumme des geheimen Zugangsschlüssels gespeichert. Der vollständige Gruppenlink steht außerdem in der Kundeninformation. Nach erfolgreicher Codeeingabe verwendet das Anmeldeformular eine signierte, für 30 Minuten gültige Zugangsbestätigung ohne eigenes Kundenkonto. Die öffentlichen Anmelde- und Kundenformulare verwenden das technisch notwendige Sitzungscookie __Host-kobis_form_session, um die signierte Formularfreigabe an Ihren Browser zu binden und fremde Formularaufrufe abzuwehren. Es enthält eine zufällige Kennung ohne Namen oder E-Mail-Adresse, ist auf HTTPS beschränkt und wird als Sitzungscookie ohne dauerhaftes Ablaufdatum gesetzt. Die Formularfreigabe gilt höchstens 30 Minuten; der Browser verwaltet die Sitzung und kann sie bei einer Sitzungswiederherstellung gegebenenfalls fortsetzen. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an der sicheren Verarbeitung von Anmeldungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Cookie dient weder Analyse noch Werbung. Bei zu vielen falschen Codes wird der Zugriff zeitweise begrenzt. Dafür werden vorübergehend eine kryptografisch abgeleitete Kennung aus Schulung und IP-Adresse und ein schulungsbezogener Fehlversuchszähler verarbeitet; die Zähler laufen nach 15 Minuten aus. Das dient dem Schutz vor unberechtigten Zugriffsversuchen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kalenderdateien und Kalenderabonnements

Der öffentliche Kalenderfeed enthält geplante öffentliche Zivildienst-Schulungstermine. Der private Verwaltungsfeed enthält zusätzlich kundenspezifische Termine und Einrichtungsbezeichnungen, aber keine Teilnehmernamen, Zugangscodes oder Online-Zugangsdaten. Er ist durch einen vertraulichen, erneuerbaren Link geschützt. Ein Mitarbeitender kann nach Eingabe des Zugangscodes den einzelnen Schulungstermin als Kalenderdatei herunterladen. Wenn Sie eine Datei importieren oder ein Abonnement bei einem Kalenderdienst einrichten, werden die enthaltenen Termindaten an das von Ihnen gewählte Programm beziehungsweise den Dienst übergeben. Dessen Datenschutzinformationen gelten zusätzlich. Eine Kalenderdatei mit einmaligem Import aktualisiert sich nicht automatisch.

Kundenkonto und geschützte Dokumente

Angemeldete Kunden können Einladungen an berechtigte Mitarbeitende versenden. Dabei speichern wir die eingegebene Empfängeradresse und die Nachricht im Versandprotokoll. Ein signierter Link öffnet ausschließlich das Anmeldeformular dieser Schulung ohne erneute Codeeingabe; er gilt höchstens sieben Tage und bis zum Schulungsbeginn. Er gewährt keinen Zugang zum Kundenkonto oder zur Teilnehmerliste und meldet noch niemanden an. Nach Änderung des Schulungscodes ist er ungültig. Bitte behandeln Sie diesen Link vertraulich. Bei angemeldeten Kunden werden die hinterlegten Einrichtungs-, Rechnungs- und Kontaktdaten für weitere Buchungen vorbelegt und vor dem Absenden angezeigt. Diese Verarbeitung dient der Vorbereitung und Durchführung der Schulung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der sicheren Verwaltung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein Kundenkonto wird ausschließlich für zuständige Kontaktpersonen einer Einrichtung durch KOBIS eingerichtet; Mitarbeitende benötigen für ihre Anmeldung weiterhin kein Konto. Wir speichern beim Kunden Stammdaten, Einrichtungen, gegebenenfalls einen abweichenden Rechnungsempfänger und Anschrift sowie die ausdrücklich zugeordneten Schulungen und Buchungen. Für berechtigte Kontaktpersonen werden Name, E-Mail-Adresse, eine technische Benutzerkennung und ein Passwort-Prüfwert in der WordPress-Benutzerverwaltung geführt. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert oder per E-Mail verschickt. Der Zugang wird nicht allein aufgrund einer übereinstimmenden E-Mail-Adresse auf bestehende Buchungen erweitert.

KOBIS versendet eine Kontoeinladung mit einem zeitlich begrenzten Link zum eigenen Festlegen des Passworts. Neue Passwortlinks entwerten bisherige Links. Bei Passwortanfragen ist die öffentlich angezeigte Antwort unabhängig davon, ob ein Konto existiert. Passwortlinks können in der Kundenmail, im berechtigten Versandprotokoll und in technischen Aufrufprotokollen enthalten sein und müssen vertraulich behandelt werden.

Nach erfolgreicher Anmeldung verwenden wir das technisch notwendige Cookie __Host-kobis_customer_auth, das eine signierte Anmeldesitzung für höchstens acht Stunden repräsentiert. Es wird mit HTTPS-, HttpOnly- und SameSite-Lax-Eigenschaften für diese Website gesetzt. Der Browser verarbeitet daneben das oben beschriebene notwendige Formularcookie. Die Sitzung wird über die WordPress-Sitzungsverwaltung geprüft, ohne dem Kunden WordPress-Verwaltungsrechte zu gewähren. Abmelden beendet die betreffende Sitzung; ein Passwortwechsel beendet bestehende Kundensitzungen. Eine gesperrte Kontaktperson oder ein deaktivierter Kunde kann keine Kundendokumente mehr abrufen. Zum Schutz vor Missbrauch werden kryptografisch abgeleitete Fehlversuchskennungen für Anmeldung und Passwortanfrage vorübergehend verarbeitet; die zugehörigen Zähler laufen nach 15 Minuten aus.

Im Kundenbereich können berechtigte Kontaktpersonen die ihnen zugeordneten Schulungen und Teilnehmergruppen verwalten sowie freigegebene Dokumente herunterladen. Diese können beispielsweise Buchungsbestätigungen, Teilnahmebestätigungen, Rechnungen oder Schulungsunterlagen sein. KOBIS lädt fertige Dateien hoch und legt deren Zuordnung und Freigabe fest. Berechtigte KOBIS-Verwaltungspersonen können im Portal außerdem Rechnungsentwürfe erstellen, Rechnungen ausstellen und Teilnahmebestätigungen nach Prüfung der Teilnahme erzeugen. Hierfür werden die jeweils erforderlichen Rechnungs-, Kunden-, Leistungs- beziehungsweise Teilnehmer- und Schulungsdaten verarbeitet. Diese Dokumente entstehen durch einen Verwaltungsvorgang; eine Buchung allein löst keine automatische Rechnungsausstellung aus. Dateien werden geschützt als Datenbankinhalt und nicht als öffentlich verlinkte Medienablage gespeichert. Bei jedem Download werden Konto, Kundenzuordnung und Freigabe geprüft; die Datei wird als Download ausgeliefert. Berechtigte KOBIS-Verwaltungspersonen können alle Kundenunterlagen verwalten. Der Kunde sieht nur für ihn freigegebene Unterlagen. Eine Freigabe kann mit einer Benachrichtigung an seine aktiven Kontaktpersonen verbunden werden.

Zur Nachvollziehbarkeit protokolliert KOBIS insbesondere Kunden- und Kontaktänderungen, Zuordnungen, Passwortvorgänge, Dokument-Uploads, Freigaben und Downloads mit Kundenbezug, Benutzerkennung, Vorgangsart, Objektkennung und Zeitpunkt. Diese Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb und der ordnungsgemäßen Abwicklung der Kundenbeziehung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei eigenen Vertragsverhältnissen gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Aufbewahrung richtet sich nach den unten beschriebenen Zweck- und gesetzlichen Aufbewahrungskriterien. Das Modul enthält keinen automatischen Löschlauf für Konten, Dateien oder Verwaltungsprotokolle; KOBIS muss nicht mehr benötigte Daten im Rahmen seiner Datenpflege entfernen.

Optionale Anmeldung mit ID Austria

KOBIS bereitet für das Kundenportal unter www.kobis.at/kundenportal eine zusätzliche Anmeldung mit ID Austria vor. Diese Funktion ist derzeit deaktiviert und wird erst nach Abschluss der erforderlichen Freigaben bereitgestellt. Die folgenden Hinweise beschreiben die dafür vorgesehene Verarbeitung. Solange die Funktion deaktiviert ist, startet das Portal keine ID-Austria-Anmeldung. Die bestehende Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort bleibt verfügbar.

Zweck, Freiwilligkeit und Rechtsgrundlage

ID Austria dient dazu, Sie bei der Anmeldung sicher wiederzuerkennen und Ihrem bereits bestehenden KOBIS-Kundenkonto zuzuordnen. Die Nutzung ist freiwillig. Ohne ID Austria können Sie weiterhin Ihr Passwort verwenden; ohne die für eine ID-Austria-Anmeldung erforderliche Datenübermittlung ist lediglich dieser zusätzliche Anmeldeweg nicht möglich. KOBIS legt dadurch kein neues Kundenkonto an und erweitert keine Zugriffsrechte. Die Anmeldung bestätigt auch keine Vertretungsbefugnis für Ihre Einrichtung und stellt keine elektronische Unterschrift unter einen Vertrag dar.

Für die Kontoverknüpfung, die sichere Anmeldung und deren erforderliche Dokumentation stützt sich KOBIS auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, berechtigten Kundenkontakten eine zusätzliche sichere Anmeldung anzubieten und unberechtigte Zugriffe auf Kundendaten zu verhindern. Ihr Widerspruchsrecht ist in Abschnitt 8 beschrieben. Eine bei ID Austria erteilte Freigabe zur Datenübermittlung ist von dieser Rechtsgrundlage der Verarbeitung bei KOBIS zu unterscheiden.

Ablauf und verarbeitete Daten

Zur erstmaligen Verknüpfung melden Sie sich zunächst auf dem üblichen Weg im bestehenden Kundenkonto an und starten dort die Verknüpfung. Ihr Browser wird zur ID-Austria-Anmeldung weitergeleitet. KOBIS erhält anschließend eine elektronisch signierte Anmeldebestätigung und prüft deren Herkunft, Gültigkeit und Zuordnung zum gestarteten Vorgang. Ihre ID-Austria-Zugangsdaten geben Sie beim Identitätsdienst ein; KOBIS erhält diese nicht.

Verarbeitet werden das von ID Austria übermittelte bereichsspezifische Personenkennzeichen (bPK), technische Angaben zur Anmeldebestätigung und zum Identitätsanbieter sowie zufällige Sicherheitskennungen zur Absicherung des Vorgangs. Die übermittelte Identitätsbestätigung kann außerdem Profildaten wie Vorname, Familienname und Geburtsdatum enthalten. Die KOBIS-Anbindung übernimmt diese Profildaten nicht in das Kundenkonto und verwendet sie nicht zur Kontozuordnung. Maßgeblich ist ausschließlich die bereits angelegte Verbindung zwischen der abgeleiteten Personenkennung und dem bestehenden Konto. Die Daten stammen aus dem ID-Austria-Identitätsdienst; Kontozuordnung und Kontaktdaten stammen aus der bestehenden KOBIS-Kundenverwaltung.

Dauerhaft speichert die Anbindung die interne Benutzerkennung, einen mit einem geheimen Schlüssel kryptografisch abgeleiteten Prüfwert des bPK und des Identitätsanbieters sowie den Zeitpunkt der Verknüpfung und der letzten erfolgreichen Anmeldung. Dieser Prüfwert ist pseudonymisiert, nicht anonym. Das bPK im Original und die vollständigen Anmeldebestätigungen werden durch die Anbindung nicht dauerhaft in einer eigenen Datenbanktabelle gespeichert. Erfolgreiche Anmeldungen werden mit Kundenbezug, Benutzerkennung, Vorgangsart und Zeitpunkt im Portalprotokoll erfasst. Technische Serverprotokolle können zusätzlich Verbindungsdaten und Rückrufadressen enthalten; hierzu gilt Abschnitt 2.

Cookies und Speicherdauer

Das technisch notwendige Cookie __Host-kobis_ida_flow bindet den begonnenen Vorgang an Ihren Browser und gilt höchstens zehn Minuten. Serverseitig werden für diesen Zeitraum vorübergehende Sicherheitsdaten verarbeitet; bei Verarbeitung der Rückmeldung wird der zugehörige Vorgang verbraucht. Nach erfolgreicher Anmeldung verwendet KOBIS das oben beschriebene Cookie __Host-kobis_customer_auth mit einer Höchstdauer von acht Stunden. Beide Cookies sind auf HTTPS beschränkt, für Browser-Skripte nicht lesbar und mit SameSite-Lax abgesichert. Sie dienen weder Werbung noch Nutzungsanalyse.

Die Kontoverknüpfung wird für die Dauer ihrer Nutzung gespeichert. Sie können ihre Entfernung unter info@kobis.at verlangen; KOBIS entfernt die Zuordnung nach sicherer Prüfung des Anliegens. Auch bei Beendigung des Kundenkontos entfällt der Zweck dieser Zuordnung. Eine automatische Löschfunktion oder eine Schaltfläche zur selbständigen Aufhebung der Verknüpfung besteht derzeit nicht. Notwendige Vorgangsnachweise werden darüber hinaus nur aufbewahrt, soweit konkrete gesetzliche Pflichten oder die erforderliche Klärung von Sicherheitsvorfällen beziehungsweise Rechtsansprüchen dies rechtfertigen; im Übrigen werden sie gelöscht. Für technische Protokolle und Sicherungskopien gelten ergänzend die Kriterien in Abschnitt 7.

Empfänger und Ihre Rechte

Bei der Weiterleitung erhält der ID-Austria-Identitätsdienst die für die Anmeldung notwendigen technischen Angaben, insbesondere die Kennung des KOBIS-Dienstes, die Rückrufadresse, Sicherheitsparameter und die beim Verbindungsaufbau anfallenden Browser- und Verbindungsdaten. KOBIS übermittelt über diese Anbindung keine Seminarbuchungen, Rechnungen, Kundendokumente oder Teilnehmerlisten an ID Austria. Die Verarbeitung durch ID Austria erfolgt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung der zuständigen öffentlichen Stellen. Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzhinweisen von ID Austria sowie den Hinweisen beim jeweiligen Anmeldevorgang.

Auf KOBIS-Seite können ausschließlich zuständige Verwaltungspersonen und im erforderlichen Umfang der in Abschnitt 2 genannte Hostingdienstleister auf die Daten zugreifen. Die KOBIS-Anbindung veranlasst keine Übermittlung dieser Verknüpfungsdaten in ein Land außerhalb der EU beziehungsweise des EWR. Die Daten werden nicht für Werbung oder Profilbildung genutzt. Es findet durch diese Anmeldung keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, gegebenenfalls Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Beschwerde sowie unsere Kontaktadresse finden Sie in Abschnitt 8; sie gelten auch für diese Verarbeitung.

5. Kontakt und Buchungsnachrichten

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung des Anliegens. Bei eigenen Vertrags- oder Leistungsanfragen beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei allgemeinen Anliegen oder der Kommunikation mit Ansprechpersonen einer Einrichtung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse liegt in der Bearbeitung der geschäftlichen Kommunikation.

Die Kontaktperson erhält erforderliche Buchungsbestätigungen, Wartelisteninformationen, Platzangebote und Stornierungsnachrichten per E-Mail. Dafür werden ihre E-Mail-Adresse, die Einrichtungsbezeichnung, Termin, Gruppengröße, gegebenenfalls Preisangaben und der persönliche Verwaltungslink verwendet. Geburtsdaten werden diesen automatisch erzeugten Buchungsnachrichten nicht beigefügt. Das System speichert Nachrichteninhalt, Empfänger, Versandversuche und Übergabestatus zur Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehebung. Eine Übergabe an den Mailtransport beweist noch nicht den tatsächlichen Eingang.

KOBIS erhält unter info@kobis.at zusätzlich eine interne Nachricht über neue Buchungen, Wartelistenanmeldungen und Stornierungen sowie über Einzelanmeldungen und deren Stornierungen bei Kundenschulungen. Diese dient der Organisation und Bearbeitung der Vorgänge. Die automatisch gestalteten E-Mails verwenden ein eingebettetes Logo ohne externe Bildabrufe oder Öffnungstracker.

Diese Nachrichten dienen ausschließlich der Anmeldung und deren Abwicklung, nicht dem Versand von Werbung. Ein E-Mail-Link auf der Website öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm und versendet allein durch das Anklicken keine Nachricht. Über dieses Buchungsmodul werden keine Onlinezahlungen abgewickelt. Rechnungen können durch berechtigte KOBIS-Verwaltungspersonen im Portal erstellt und bereitgestellt werden.

6. Empfänger und Online-Schulungen

Zugriff auf Buchungsdaten und Nachrichten haben die hierfür berechtigten Personen bei KOBIS. Der Hostingdienstleister verarbeitet die technisch notwendigen Daten zur Bereitstellung der Website und Datenbank. Beim E-Mail-Versand sind zusätzlich die eingesetzten Mailserver und der E-Mail-Anbieter des Empfängers an der Übertragung beteiligt. Soweit erforderlich, können Geschäftsunterlagen an Buchhaltung, steuerliche Beratung oder zuständige Behörden gelangen. Eine Weitergabe von Buchungsdaten für Werbezwecke ist nicht vorgesehen.

Das Website-Buchungsmodul übermittelt Teilnehmerlisten nicht automatisch an Zoom. Ein Schulungslink wird erst aufgerufen, wenn Sie ihn öffnen. Dabei verlassen Sie die Website und es gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters. Diese Erklärung beschreibt das Website- und Buchungsangebot; über die konkrete Datenverarbeitung bei der Durchführung einer Online-Schulung informieren wir gesondert vor der Teilnahme, einschließlich gegebenenfalls eingesetzter Anbieter und Drittlandübermittlungen.

7. Speicherdauer

Wir bewahren Daten so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Für Buchungsdaten umfasst dies die Organisation und Durchführung des Seminars, die Bearbeitung von Änderungen und Rückfragen sowie eine erforderliche Abrechnung und Nachweisführung. Nicht mehr benötigte Teilnehmerdetails und Verwaltungslinks sind zu löschen oder unbrauchbar zu machen, sobald diese Zwecke und etwaige erforderliche Nachweiszwecke entfallen. Eine Stornierung löscht den Buchungsdatensatz nicht automatisch. Auch Namen und Anmeldestatus bei Kundenschulungen werden nur so lange benötigt, wie Organisation, erforderliche Dokumentation und Nachfragen zur jeweiligen Schulung es erfordern. Die Verwaltung muss nicht mehr benötigte Teilnehmerdaten entfernen; das Modul enthält keinen automatischen Löschlauf.

Geschäfts- und Rechnungsunterlagen werden entsprechend den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Die Aufbewahrung solcher Unterlagen bedeutet nicht, dass sämtliche Teilnehmerdetails ebenso lange benötigt werden. Bei offenen Rechtsansprüchen oder Verfahren können die dafür erforderlichen Informationen bis zur Klärung aufbewahrt werden.

Für Nachrichteninhalte und technische Versanddaten ist maßgeblich, ob sie zur Abwicklung des Vorgangs, Bearbeitung eines Versandproblems oder erforderlichen Nachweisführung noch benötigt werden. Für Zugriffsdaten ist die Fehler- und Sicherheitsanalyse maßgeblich. Die technische Protokollierung und Rotation richten sich nach der Hostingkonfiguration; relevante Protokolle können bei einem konkreten Sicherheitsvorfall länger benötigt werden. Sicherungskopien können Daten bis zu ihrer planmäßigen Ersetzung enthalten und dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust.

Für freiwillig wiederverwendbare Kontaktdaten endet dieser zusätzliche Nutzungszweck spätestens mit dem Widerruf. Kontaktanfragen bewahren wir für die Bearbeitung und erforderliche Anschlusskommunikation auf. Löschanliegen können Sie jederzeit an info@kobis.at richten.

8. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruch: Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir prüfen dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Fortsetzung bestehen oder die Verarbeitung einzustellen ist.

Bitte wenden Sie sich an info@kobis.at. Wir beantworten Ihr Anliegen grundsätzlich innerhalb eines Monats; gesetzlich vorgesehene Verlängerungen bleiben möglich. Zur sicheren Zuordnung können erforderliche Angaben zur Identität oder zum betroffenen Vorgang angefragt werden.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Staat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, dsb.gv.at.

Elektronischer Abschluss der Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Bei einer Vertragsannahme im Kundenkonto speichern wir den angenommenen vollständigen Vertrag einschließlich Anlagen, die Fassung und ihre Prüfsumme, das zugeordnete Kundenkonto, Name und E-Mail-Adresse der handelnden Kontaktperson, ihre Konto-ID, den Zeitpunkt und die Annahmeerklärung. Die Angaben dienen dem Abschluss und Nachweis der Vereinbarung. Die Vertragskopie ist für berechtigte Kundenkontakte und die KOBIS-Verwaltung abrufbar. Es wird keine zusätzliche IP-Adresse im Vertragsnachweis gespeichert; technisch erforderliche Serverprotokolle bleiben davon unberührt.

Rechtsgrundlage ist bei natürlichen Personen als Vertragspartnern Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, bei handelnden Kontaktpersonen juristischer Personen das berechtigte Interesse an der verlässlichen Vertragsabwicklung und Nachweisführung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Vertragsnachweise werden für die Vertragsdauer und anschließend nur solange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die erforderliche Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche dies rechtfertigen. Frühere angenommene Fassungen werden bei Vertragsänderungen nicht überschrieben.