KOBIS – Allgemeine Geschäftsbedingungen
Fassung 03.11.2026 · Version 2026-11-03.2

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter ist kobis – Kommunales Bildungsservice e.U., Inhaber Dorijan Jungic, Arzbergstraße 7c, 6410 Telfs, Österreich, E-Mail: info@kobis.at, Telefon: +43 5262 21864, nachfolgend „KOBIS“.

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die vereinbarten Schulungen, die Nutzung des KOBIS-Kundenportals und die darin beauftragten Verwaltungsfunktionen, insbesondere die Zivildienstverwaltung. Sie gelten nur, wenn vor Vertragsabschluss auf sie hingewiesen wurde und sie wirksam vereinbart wurden.

1.3 Das Angebot nach diesen AGB richtet sich an Unternehmer im Zusammenhang mit ihrer unternehmerischen Tätigkeit und an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Vertragspartner ist der in der Bestellung bezeichnete Rechtsträger. Die bloße Benennung einer Einsatzstelle oder Einrichtung ohne eigene Rechtspersönlichkeit ersetzt dessen Angabe nicht. Teilnehmende werden durch ihre Teilnahme oder die Eingabe ihrer Daten nicht automatisch selbst Vertragspartner oder Zahlungspflichtige.

1.4 Individuell vereinbarte Bedingungen und das angenommene Angebot gehen diesen AGB vor. Für die Verarbeitung von Daten im Auftrag gilt ergänzend die gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung; bei Widersprüchen zu Fragen der Auftragsverarbeitung geht diese vor. Eine Datenschutzerklärung ersetzt keine vertragliche Vereinbarung über Leistungen.

2. Angebote und Vertragsabschluss

2.1 Leistungsumfang, Termin, Format, Preis und gegebenenfalls Laufzeit ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der Buchungsübersicht vor Abgabe der Bestellung. Eine Buchung muss den richtigen Rechtsträger und die erforderlichen Rechnungsdaten enthalten. Wer für eine Einrichtung handelt, muss zur Bestellung berechtigt sein.

2.2 Die Darstellung eines Angebots auf der Website ist eine Einladung zur Bestellung. Mit dem Absenden einer kostenpflichtigen Buchung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt durch eine ausdrücklich als verbindliche Buchungs- oder Auftragsbestätigung bezeichnete Annahme von KOBIS zustande. Eine Nachricht, die lediglich den Eingang bestätigt, ist noch keine Annahme. Enthält eine automatische Nachricht ausdrücklich die verbindliche Bestätigung der Teilnahme, kann sie zugleich die Annahme sein.

2.3 Ein Wartelisteneintrag begründet noch keinen Anspruch auf einen Platz und keine Zahlungspflicht für eine Schulung. Werden Plätze frei, erhält der Kunde ein befristetes Angebot. Wie der Platz verbindlich gebucht wird und bis wann dies möglich ist, wird in diesem Angebot angegeben. Ohne rechtzeitige Annahme verfällt das Platzangebot.

2.4 Individuelle Schulungen und zusätzliche Portalleistungen werden durch Annahme eines konkreten Angebots vereinbart. Nicht ausdrücklich beauftragte Zusatzleistungen und Zusatzkosten bedürfen einer gesonderten Vereinbarung.

3. Schulungsleistungen und Teilnahmebestätigungen

3.1 KOBIS erbringt die in der Leistungsbeschreibung vereinbarten Schulungen und stellt die dort vorgesehenen Unterlagen bereit. Inhalt, Dauer, Zielgruppe und etwaige Voraussetzungen werden vor Buchung beschrieben. Ein bestimmter Lernerfolg oder eine behördliche Entscheidung wird nicht zugesagt, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.

3.2 KOBIS ist ein unabhängiger Anbieter. Schulungen werden nicht allein durch die Behandlung gesetzlicher Pflichten zu einer behördlichen Veranstaltung oder zu einer Leistung im Auftrag der Zivildienstserviceagentur. Eine besondere Anerkennung oder Zertifizierung gilt nur, wenn sie für das konkrete Angebot ausdrücklich angegeben ist.

3.3 Teilnahmebestätigungen werden nach Prüfung der tatsächlich erfüllten Teilnahme- oder Abschlussvoraussetzungen ausgestellt. Etwaige Tests oder Mindestanwesenheiten müssen vor der Buchung beschrieben sein. Der Kunde sorgt für richtige Teilnehmerdaten und meldet erkennbare Fehler zeitnah. Eine Teilnahmebestätigung ersetzt keine sonstigen gesetzlich oder betrieblich erforderlichen Nachweise.

3.4 KOBIS darf geeignete Vortragende einsetzen und bei einem sachlichen Grund durch fachlich gleichwertige Personen ersetzen, sofern eine bestimmte Person nicht ausdrücklich als wesentliche Vertragsleistung vereinbart wurde. Wesentliche Änderungen von Thema, Format oder Termin bedürfen der Zustimmung des Kunden; lehnt er sie ab, erhält er bereits bezahlte Beträge für die betroffene, nicht erbrachte Leistung zurück.

4. Technische Teilnahme und Zugangsdaten

4.1 Für Online-Schulungen benötigt der Kunde bzw. die teilnehmende Person eine geeignete Internetverbindung, ein unterstütztes Endgerät und die vorab bekannt gegebenen technischen Voraussetzungen. Benötigte externe Schulungsdienste werden vor der Teilnahme benannt. Der Kunde gibt Teilnahmeinformationen rechtzeitig an die angemeldeten Personen weiter, sofern kein Direktversand durch KOBIS vereinbart ist.

4.2 Persönliche Zugangslinks und Zugangscodes sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur an die jeweils berechtigten Personen weitergegeben werden. Ein Zugang berechtigt nicht zur Teilnahme zusätzlicher, nicht angemeldeter Personen.

4.3 Störungen sind möglichst umgehend an KOBIS zu melden. Bei einer von KOBIS zu vertretenden erheblichen Störung wird eine zumutbare Nachholung oder andere geeignete Abhilfe angeboten. Gesetzliche Ansprüche einschließlich einer gegebenenfalls gebotenen Entgeltminderung oder Rückzahlung bleiben bestehen. Eine Störung auf Kundenseite führt nicht automatisch zum Entfall des Entgelts; maßgeblich bleiben die gesetzlichen Regeln und Ziffer 6.

5. Preise und Zahlung

5.1 Maßgeblich ist der vor Vertragsabschluss vereinbarte Preis. Im Geschäft mit Unternehmern ausgewiesene Nettopreise verstehen sich zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Die anzuwendende Umsatzsteuer und der zu zahlende Gesamtbetrag sind in Angebot bzw. Buchungsübersicht auszuweisen. Rabatte gelten nur im vereinbarten Umfang. Gebühren für das Portal entstehen nur aufgrund einer gesonderten Preisvereinbarung.

5.2 Rechnungen sind binnen 14 Kalendertagen ab Zugang ohne Abzug fällig, sofern kein anderes Zahlungsziel vereinbart wurde. Sie werden an die vereinbarte Rechnungsadresse bzw. Rechnungs-E-Mail-Adresse übermittelt. Der Kunde hält diese Angaben aktuell. Eine abweichende Rechnungsadresse allein ändert den Vertragspartner nicht.

5.3 Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsfolgen. Kosten außergerichtlicher Betreibung werden nur verlangt, soweit sie gesetzlich ersatzfähig, erforderlich, zweckentsprechend und zur Forderung verhältnismäßig sind. Einwendungen gegen eine Rechnung und gesetzliche Zurückbehaltungs- oder Aufrechnungsrechte werden durch diese AGB nicht ausgeschlossen.

6. Stornierung, Ersatzpersonen und Umbuchung

6.1 Für öffentlich ausgeschriebene Schulungen kann der Kunde eine bestätigte Buchung bis spätestens sieben Kalendertage vor dem angekündigten Beginn kostenfrei stornieren. Maßgeblich ist der Zugang der Erklärung bei KOBIS; die Frist wird vom Beginn der Schulung zurückgerechnet. Stornierungen sind über die dafür vorgesehene Portalfunktion oder per E-Mail an info@kobis.at möglich. Bei Teilstornierungen gilt die Regelung nur für die betroffenen Plätze.

6.2 Bei späterer Stornierung oder Nichtteilnahme richten sich Entgeltansprüche nach den gesetzlichen Voraussetzungen. Soweit KOBIS trotz unterbliebener Leistung Anspruch auf das vereinbarte Entgelt hat, werden ersparte Aufwendungen sowie anzurechnende Erlöse aus Ersatzbuchungen bzw. anderweitiger Verwendung abgezogen. Eine doppelte Verrechnung desselben Platzes erfolgt nicht. Auf Anfrage erläutert KOBIS die Berechnung. Die bloße Nichtteilnahme gilt nicht als rechtzeitige Stornierung.

6.3 Eine geeignete Ersatzperson aus derselben Einrichtung kann bis zum Beginn der Schulung ohne zusätzliche Teilnahmegebühr benannt werden, sofern sie die veröffentlichten Teilnahmevoraussetzungen erfüllt. Die Daten für Zugang und Teilnahmebestätigung müssen rechtzeitig korrigiert werden. Eine Umbuchung auf einen anderen Termin setzt verfügbare Plätze und eine Vereinbarung mit KOBIS voraus.

6.4 Bei individuell beauftragten Schulungen gelten vorrangig die vor Vertragsabschluss ausdrücklich vereinbarten Stornobedingungen des Angebots. Fehlt eine solche Vereinbarung, gelten die gesetzlichen Regeln. Ein bloßer Anhang erst zur Rechnung begründet keine nachträglichen Stornogebühren.

6.5 Gesetzliche Rücktritts-, Kündigungs- und Gewährleistungsrechte bleiben unberührt.

7. Absage oder Verhinderung auf Seiten von KOBIS

7.1 Muss KOBIS eine Schulung absagen, wird der Kunde unverzüglich informiert. Ein Ersatztermin kann einvernehmlich vereinbart werden. Ohne eine solche Vereinbarung werden vorausbezahlte Entgelte für die nicht erbrachte Leistung binnen 14 Kalendertagen ab Absage zurückgezahlt. Eine Umbuchung oder ein Gutschein wird nicht gegen den Willen des Kunden aufgezwungen.

7.2 Eine Absage wegen Unterschreitens einer Mindestteilnehmerzahl ist nur vorgesehen, wenn Mindestzahl und spätester Absagezeitpunkt vor der Buchung ausdrücklich angegeben wurden. Eine Höchstteilnehmerzahl ist keine Mindestteilnehmerzahl.

7.3 Bei unvorhersehbaren, auch durch zumutbare Maßnahmen nicht vermeidbaren Hindernissen informieren sich die Parteien unverzüglich und stimmen das weitere Vorgehen ab. Bereits entstandene gesetzliche Ansprüche und Ansprüche wegen zurechenbarer Pflichtverletzungen werden dadurch nicht pauschal ausgeschlossen.

8. Kundenportal, Berechtigungen und ID Austria

8.1 Das Portal stellt ausschließlich die vereinbarten Funktionen bereit. Ein Portalzugang allein begründet keinen Anspruch auf sämtliche vorhandenen oder künftig entwickelten Module. Umfang, Entgelt und Leistungszeitraum ergeben sich aus der Vereinbarung mit dem Kunden.

8.2 Der Kunde benennt berechtigte Kontaktpersonen und Verantwortliche und sorgt dafür, dass deren Rechte der tatsächlichen Zuständigkeit entsprechen. Ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Personen sind unverzüglich zu melden bzw. durch die dafür freigeschalteten Funktionen zu sperren. Gemeinsame Nutzung persönlicher Konten ist nicht gestattet.

8.3 ID Austria ist eine freiwillige zusätzliche Anmeldemöglichkeit für ein bestehendes persönliches Konto. Die bestehende Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort bleibt verfügbar. Die Identifizierung erweitert keine Berechtigungen, bestätigt keine Vertretungsbefugnis und ersetzt keine gesetzlich oder vertraglich erforderliche Unterschrift. Eine ausdrücklich abgegebene Vertragserklärung im Portal ist gesondert zu beurteilen.

8.4 Verdacht auf unberechtigten Zugriff, Verlust von Zugangsdaten oder eine fehlerhafte Berechtigung ist KOBIS unverzüglich zu melden. Bei konkreten Sicherheitsrisiken darf KOBIS den betroffenen Zugang vorübergehend und im erforderlichen Umfang sperren. Der Kunde wird, soweit die Gefahrenabwehr dies zulässt, informiert; eine Sperre wird nach Wegfall des Grundes aufgehoben. Sicherheitsmaßnahmen dürfen nicht zur sachfremden Zurückhaltung von Kundendaten verwendet werden.

9. Zivildienstverwaltung und Verantwortung für Inhalte

9.1 Die Zivildienstverwaltung unterstützt die Einrichtung bei der Organisation und Dokumentation, etwa bei Stammdaten, Dienstzeiten, Abwesenheiten, Schulungsnachweisen, Aufgaben und Schreiben. Sie ersetzt keine Prüfung der konkreten gesetzlichen Pflichten und Zuständigkeiten durch die verantwortliche Einrichtung.

9.2 Der Kunde ist für die Berechtigung zur Eingabe und Verarbeitung seiner Daten, die sachliche Richtigkeit und die rechtzeitige Pflege der Angaben verantwortlich. Automatische Hinweise beruhen auf den erfassten Daten und den vereinbarten Funktionen. Sie entbinden nicht von eigenständiger Fristenkontrolle und erforderlichen Meldungen. KOBIS bleibt für die vertragsgemäße technische Funktion und eigene Pflichtverletzungen verantwortlich.

9.3 Vor der Freigabe eines im Portal erstellten Schreibens oder Dokuments prüft eine berechtigte Person den Inhalt, die angeführten Rechtsgrundlagen und deren Anwendbarkeit sowie ihre eigene Freigabeberechtigung. Gesetzliche Form-, Zustellungs- und Unterschriftserfordernisse sind gesondert einzuhalten. Eine am Tablet eingezeichnete Unterschrift ist nicht allein dadurch eine qualifizierte elektronische Signatur.

9.4 Eine Übermittlung an Behörden, andere Einrichtungen oder Betroffene erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich beauftragt und als Funktion vereinbart ist. Die Erstellung oder Speicherung eines Dokuments ist für sich allein keine Zustellung. Heruntergeladene Dateien und deren weitere Weitergabe liegen im Verantwortungsbereich des jeweiligen Empfängers bzw. Kunden.

10. Betrieb, Wartung, Unterstützung und Daten

10.1 KOBIS sorgt im vereinbarten Leistungsumfang für einen fachgerechten Betrieb und angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Konkrete Servicezeiten, Reaktionszeiten, Verfügbarkeitszusagen, Sicherungsintervalle und Wiederherstellungsziele bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung. Das Fehlen einer prozentualen Verfügbarkeitsgarantie hebt die Pflicht zur vertragsgemäßen Leistung nicht auf.

10.2 Notwendige Wartungen werden möglichst außerhalb üblicher Nutzungszeiten durchgeführt und bei vorhersehbaren erheblichen Auswirkungen angemessen angekündigt. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können eine kurzfristige Einschränkung erfordern. KOBIS informiert über wesentliche Auswirkungen und stellt die Funktion so bald wie angemessen wieder her.

10.3 Unterstützung bei Störungen kann über info@kobis.at angefordert werden. Weitergehende Betreuung, Datenaufbereitung oder individuelle Anpassungen sind nur bei entsprechender Beauftragung geschuldet. Eine gesonderte Verrechnung erfolgt nur nach vorheriger Vereinbarung.

10.4 Sicherung und Wiederherstellung richten sich nach der Leistungsvereinbarung und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Technische Backups sind nicht automatisch ein revisionssicheres Langzeitarchiv. Der Kunde sorgt im Rahmen seiner gesetzlichen Pflichten für die Aufbewahrung erforderlicher Nachweise. Diese Mitwirkung entlastet KOBIS nicht von ausdrücklich übernommenen Sicherungs- und Wiederherstellungspflichten.

11. Vertragsdauer, Kündigung und Datenrückgabe

11.1 Eine einzelne Schulungsbuchung endet mit Erfüllung der vereinbarten Leistungen; fortbestehende Zahlungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt. Die Dauer einer Portalleistung wird gesondert vereinbart. Ohne vereinbarte Befristung ist ein Portalvertrag unbefristet und von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende per E-Mail kündbar. Befristete Verträge verlängern sich nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist.

11.2 Das Recht zur außerordentlichen Beendigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Bei einer behebbaren Vertragsverletzung ist grundsätzlich vorher eine angemessene Frist zur Abhilfe einzuräumen, soweit dies nach Art und Schwere der Verletzung zumutbar ist.

11.3 Ein kostenlos bereitgestellter Portalzugang wird nicht ohne ausdrückliche Vereinbarung kostenpflichtig. Änderungen von Entgelt, wesentlichem Leistungsumfang oder Laufzeit bestehender Verträge bedürfen einer Vereinbarung; Schweigen gilt nicht als Zustimmung.

11.4 Vor Vertragsende stimmen KOBIS und der Kunde die sichere Rückgabe der im Auftrag verarbeiteten Daten und Dokumente ab. KOBIS stellt sie in einem vereinbarten, gängigen elektronischen Format bereit. Hierfür wird grundsätzlich ein Zeitraum von 30 Kalendertagen nach Vertragsende eingeräumt; abweichende gesetzliche Pflichten und vorrangige Regelungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt. Während einer erforderlichen Sperre kann die Rückgabe über einen gesonderten sicheren Weg erfolgen.

11.5 Die anschließende Löschung einschließlich des Umgangs mit Sicherungskopien richtet sich nach der dokumentierten Weisung, der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und zwingenden gesetzlichen Pflichten. Archivierung oder Ausblendung in der Oberfläche ist keine Löschung. Eigene gesetzlich aufzubewahrende Vertrags- und Rechnungsnachweise sind gesondert zu behandeln. Ein zusätzlicher kundenspezifischer Migrationsdienst kann nur nach vorheriger Preisvereinbarung verrechnet werden; die Erfüllung bestehender gesetzlicher Herausgabe- und Datenschutzpflichten bleibt unberührt.

12. Datenschutz und Vertraulichkeit

12.1 Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die gesonderte Datenschutzerklärung auf www.kobis.at. Deren Kenntnisnahme ist keine pauschale Einwilligung in sämtliche Verarbeitungen und keine Zustimmung zu Werbung.

12.2 Soweit KOBIS personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, insbesondere in Zivildienerakten, ist vor Beginn dieser Verarbeitung eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abzuschließen. Sie regelt unter anderem Weisungen, Schutzmaßnahmen, Unterauftragnehmer, Unterstützungspflichten, Sicherheitsvorfälle und Datenrückgabe bzw. Löschung. Der Kunde verantwortet die Rechtsgrundlage und Information der betroffenen Personen; KOBIS erfüllt seine eigenen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

12.3 Die Parteien behandeln nicht öffentliche Daten und vertrauliche Informationen aus der Zusammenarbeit vertraulich. Zulässige Zugriffe beauftragter Dienstleister, gesetzliche Offenlegungspflichten und erforderliche Behördenkontakte richten sich nach den einschlägigen Verträgen und gesetzlichen Vorgaben. Diese AGB enthalten keine ungeprüfte Zusicherung, dass keinerlei Daten durch Hosting-, Protokollierungs- oder Sicherungsdienstleister verarbeitet werden.

13. Nutzungsrechte und Aufzeichnungen

13.1 Für bereitgestellte Schulungsunterlagen erhält der Kunde das einfache, nicht ausschließliche Recht zur Nutzung für die vereinbarte Schulung und die interne Arbeit seiner Einrichtung. Urheberhinweise sind zu erhalten. Verkauf, öffentliche Veröffentlichung und Weitergabe an außenstehende Dritte bedürfen einer entsprechenden Erlaubnis, soweit keine gesetzlichen Nutzungsrechte bestehen.

13.2 Der Kunde darf die für ihn erstellten und freigegebenen Dokumente, Formulare und Teilnahmebestätigungen für den vereinbarten Zweck verwenden und erforderlichen Empfängern übermitteln. Rechte an eigenen Inhalten des Kunden bleiben beim Kunden bzw. dem jeweiligen Rechteinhaber. KOBIS darf diese Inhalte nur zur vereinbarten Leistungserbringung und im rechtlich zulässigen Umfang verarbeiten.

13.3 Ton-, Bild- oder Bildschirmaufzeichnungen einer Schulung sowie die Übertragung in externe Transkriptions- oder KI-Dienste sind nur nach vorheriger Klärung und Zustimmung der jeweils betroffenen Rechteinhaber und Personen zulässig, soweit diese erforderlich ist. Eine Buchung allein enthält keine Aufzeichnungserlaubnis.

14. Gewährleistung und Haftung

14.1 Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungs- und Schadenersatzbestimmungen. Diese AGB enthalten keine pauschalen Haftungsausschlüsse, keine Verkürzung gesetzlicher Gewährleistungsfristen und keine unbegrenzte Freistellung von KOBIS durch den Kunden.

14.2 Erkennbare Leistungsstörungen oder Fehler sollen möglichst zeitnah gemeldet werden, damit Abhilfe möglich ist. Die Meldung ist keine zusätzliche Ausschlussfrist. Gesetzliche Pflichten zur Schadensminderung und die Berücksichtigung eines Mitverschuldens bleiben unberührt.

15. Änderungen, anwendbares Recht und Streitfälle

15.1 Es gilt die vor Vertragsabschluss wirksam vereinbarte Fassung dieser AGB. Neue Fassungen gelten nicht allein durch Veröffentlichung auf der Website für bereits bestehende Verträge. Erforderliche Vertragsänderungen werden gesondert vereinbart.

15.2 Es gilt österreichisches Recht, soweit nicht zwingende gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen. Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vertragsverhältnis wird, soweit gesetzlich zulässig, die ausschließliche Zuständigkeit des Bezirksgerichts Telfs vereinbart. Zwingende gesetzliche Zuständigkeitsvorschriften bleiben unberührt.

15.3 Anliegen und Beschwerden können an info@kobis.at gerichtet werden. KOBIS und der Kunde sollen eine sachliche Klärung versuchen; die Geltendmachung gesetzlicher Rechte wird dadurch nicht von einem vorgeschalteten Verfahren abhängig gemacht.

15.4 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Regeln. Eine unwirksame Klausel wird nicht automatisch durch eine möglichst weitgehende, noch zulässige Belastung des Kunden ersetzt.